(1) 국제회의기획 - 등록 직업

나의 지역연구에 대한 열정은 한 켠에 놔두고, 평생 먹고 살 ^기술^ 하나 마련하겠다고 한국나이 서른 살에 새로 찾은 게 국제회의기획 일이다. 
내가 대학원생때 이런저런 학술회의 다니면서 구경하던 것, 대사관서 해보던 외교행사들과는 또 다른 이 업계만의 공식이 있는 것 같다. 
아직 1도 모르지만, 현장에서 배워나가는 걸 내 나름대로 정리해보려 한다. 최대한 규격화 해둬야 탈조 후에도 써먹고 프리도 뛸테니까. (이 페이지는 수시로 업데이트 하겠음)
▲ 내 머릿속 조감도임ㅋㅋㅋ 전문가들은 다르게 분류 할 수 있음ㅋㅋㅋ  


등록 (Registration) 업무란?  

literally 참가자들의 행사참가를 공식적으로 확인하는 절차인데.. 이 말인 즉슨.. 머리수는 곧 예산... 참가자 수를 알아야 돈이 얼마나 들어올 줄 알고 일을 진행하는 것이다...아.. 중요해... (후원/전시 들어오는 비용은 별도ㅇㅇ) 


1) 등록비 결정 

: 산출공식은 고정비용 + 변동비용 / 예상 참가자수지 뭐 ㅋㅋㅋ 한국에선 인당 보통 50-60만원선이고, 인기있는 산업 분야는 100만원까지도 한다. 컨벤션 산업의 발상지 유우럽에선 훨씬 비쌈. 그리고 참가자 신분과 결제시기에 따라 차등을 두는 것도 묘미.    


2) 등록 관리 

- 시스템 구축 : 위 과정에서 결정한 금액 + 전차대회 참고 + 조직위의 입맛 + PCO만의 노하우로 ^등록^에 대한 자체 규정이 어느정도 세워지면, 이를 바탕으로 거래처에 홈페이지 및 시스템 구축을 맡긴다. 

세상엔 IT 전문가도 있고 PG사도 따로 있기 때문에, 컴알못인 나는 걍 각종 영문 컨텐츠 정도만 써서 넘기면 되는데, 그렇다고 진짜 컴알못이면 "특정 A 그룹에게는 A창만 보이게 하려는~~ 이런 구상이 구현 가능할까요?" 따위까지 엔지니어에게 구차하게 물어야만 한다ㅠㅠ 콤퓨타가 돌아가는 원리는 좀 알아두는 게 좋다. 어차피 Admin 페이지 및 DB 관리 하는 건 내 몫이니께. 
 
전차대회를 조사하다보니 다른 나라의 등록시스템은 허접한 경우가 많았다.. PCO 안 굴리고 대학원생 대충 갈아서 만든 듯한.... 한국 Committee들은 국제회의를 유치함에 있어 IT기술강국인 걸 앵나게 강조해야 유리할 거다.

 
- 참가자 관리 : 국제회의 참가자들은 각 분야의 내로라하는 전문가로 명색이 의사, 과학자들인데.. 자기 필드가 아닌 곳에선 영 허당이라..... 내가 잘 리드해야 한다... 영문 이메일 커뮤니케이션 능력은 필수. 

해외참가자들의 VISA문제도 해결해줘야 하는데, 나 전직 행정원ㅋㅋㅋㅋㅋ 나 혼자 심사부터 발급까지 비자 2500개 찍다왔닼ㅋㅋㅋㅋㅋ 아직도 시스템이 어찌돌아가는지 눈에 훤하기 때문에... 최대한 영사행정원의 비위를 잘 맞춰가며 서류와 전화를 넣고 있다. (비자 왜 빨리 안 주냐고 따지는 사람들 있는데.. 사증 규정 자체가 다 공관장 재량이라.. 당신이 큰 소리 친다고 될 일이 아녀요..) 그리고 이런 대회가 불법체류희망자(!)의 타깃인 것도 넘나 잘 알기 때문에 이민국 직원에 빙의해서 적절히 끊어주고 있다. 

그 밖에 취소/환불/노쇼 등 각종 특이사항 진상에 대응하면 된다. 


3) 현장등록 

자 이제 회의가 시작됐다. 

- 데스크 운영 : 기자재 설치순서까지 메뉴얼로 정해져 있을 정도로, 역시 사기업은 비용과 시간을 줄이기 위해 무엇이든 하는 집단이었다... 그런데 예상외로 참가자들 명찰 나눠주거나 Congress Bag 키트 등의 잡일은 알바를 따로 쓰더라. 직원 수도 한정적이고 여러모로 바쁘니까 그런갑다. 고로 행사장에서 마주치는, PCO 직원들이라고 알고 있던 사람들은 거의 다 운요 알바 라고 보면 된다.      

- 현장등록시스템 : 말 그대로 돈 받고 표 착착 팔 면 되는건데. 신청서 fill up, 출결확인, 참가확인증 발급 등에 아무래도 시스템을 쓰다보니 프로그래머가 상주하며 신경을 좀 써줘야 하고. 특히 폐회식의 꽃 Congress report에 이 통계가 사용되니까 DB 날려먹으면 큰일난다.  

이 때 또 놓치지 말아야 할 것은 <사전등록자 중 미납금이 있는 사람, 현장 환불해야 하는 사람> 이다. 바쁘고 번잡해서 놓치기 쉬우니까 조심하자.  
외교행사 할 땐 게이트에서 신원확인이 제일 중요했는데 (멕시코대사가 누구랑 왔다고 직위 재깍 파악해서 저 영접선에 있는 우리 대사에게 귀띔해주기 ㅇㅇ) 여기선 의미가 달랐다.


4) 정산....이야말로 큰 줄기일텐데 재무는 내가 아직 손을 못 대 봐서 모르겠다ㅋㅋㅋ



그러면 등록과 같이 돌아가는 숙박 업무란 ?? 

거창할 것도 없이 걍 참가자들 호텔 잡아주는 건데ㅋㅋㅋ (명분은 행사 참가자들이 행사기간동안 최상의 컨디션을 유지할 수 있도록 웅앵웅) 대회를 컨벤션 센터에서 하면 walkable한 인근 호텔을 잡아주고, 호텔 홀에서 한다면 해당호텔 객실들을 블락해주면 되는 거다. 
개최지를 누구보다 잘 알고 객실 수를 확보해놓기위해 PCO가 맡아왔던 모양인데 (호텔지배인과 샤바샤바도 좀 하고), 
요즘은 워낙 호텔 수도 많고 부킹닷컴 등을 통해 각자 최저가를 찾아오니까 더이상 PCO의 고유업무라고 보기 어려운 것 같다. 
호텔들은 이런 상황에서 대회 시간에 맞춰 웨이크업콜 넣어줘, 행사장까지 차 보내줘, 컨시어지에서 관광프로그램 기획해서 별도로 운영하는 등.. 살아남으려고 노력중인가보더라. 




이어서 7편까지 시리즈로 써보려고 한다. 
이글루스에서 누가 이런 얘기에 관심이 있을까, 양남 얘기로 어그로나 끌어야지 싶지만ㅋㅋㅋㅋ 남의 업계 얘기 보는 것도 나름 재밌지 않나?
아무튼 이 업무는 내게 정말 쉽고 재밌는데. 음. 남의 free paper나 모으고 있으니 또 내 연구하고 논문쓰고 싶고 발표하고 싶어진다 ㅋㅋㅋㅋ 1년만 해보고. 모든 업무를 한 바퀴는 돌려보고. 그 뒤에 다시 결정하자. 챠오~ 




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